TECHNOLOGY

テクノロジー

働き方改革で生産性を上げるために、不可欠なITツールやサービスの導入をスムーズに行うには?

少子高齢化などの影響による人手不足に、今後悩ませられる企業は少なくないだろう。そんななか、政府が提案する「働き方改革」によって得られるメリットは多い。しかし、単純にルールを変えるだけでは業績の悪化にもつながりかねない。
そこで、ITを駆使して、今までとは違う「働き方」を提案していく必要がある。


働き方改革がもたらすメリットとは?

働き方改革がもたらすメリットとしては、大きく分けて3つのことが挙げられる。

まずは、生産性の向上だ。仕事を進めていく上で、社内で生まれてしまう細かな業務の存在は否めない。しかし、こういった定型業務やルーティンワークを自動化することにより、無駄とも思えるような業務を省き、本来の仕事に専念できるようになる。
社内の全てを変革することは難しくても、情報共有の仕方や資料作りといったことは変革できるのではないだろうか。これにより、生産性の向上が期待できるのである。

また、多様な働き方による労働力の確保も期待できる。 雇用問題だけでなく、働き方そのものの多様化が叫ばれるなか、在宅勤務や時短勤務の導入はまさに「多様な働き方」の一例と言える。
決まった時間に決まった場所での労働を強いられることは、社員や従業員の離職に繋がりかねない。働き方を多様化し、個人にあった環境を整えることで、離職率の低下に繋がっていき、ひいては労働力の確保にも繋がるだろう。

さらに期待できるのが、優秀な人材の獲得だ。 最近は、「売り手市場」ともいわれ、少子高齢化に伴う労働人口の減少が問題視されている。そのため、企業はいかにして優秀な人材を獲得するか、躍起になっているといえるだろう。
また、今までは労働条件として「給料」が重視されてきたが、最近では「働きやすさ」を重視する人が増えてきている。そんな双方の思いを合致させるのが、企業側の「働きやすい職場環境」のアピールだ。具体的には「有給の完全消化」や「残業ゼロ」への取り組み、上述した「在宅勤務」や「時短勤務」もそれに当たるだろう。さらに、「働きやすい職場環境」は社員や従業員のストレスを軽減させることになり、生産性の向上にも繋がると予測できる。
こういった環境を作ることは、優秀な人材をただ獲得できるというだけでなく、優秀な人材を確保することにも繋がるだろう。


情報システムの観点からの働き方改革支援とは?

働き方改革をする企業を支援するIT製品やサービスは、大まかには「多様な働き方の支援」、「労働生産性の向上支援」、「従業員の私生活や健康の充実のための支援」の3つに分けられる。

現在最も多くの製品やサービスが登場しているのが「働き方の支援」に分類されるものだ。働き方改革で一番注目されている、自宅やサテライトオフィスといった場所からでも業務が可能なテレワークの実現を支援する製品などがこれに該当する。現在提供されている物として、WebやTVによる会議システムや、仮想デスクトップ、ファイルサーバーなどが挙げられる。

また、「労働生産性の向上支援」のために多く出ている製品としては、定型的な事務作業を自動化するRPA関連の製品が挙げられる。ホワイトカラーの労働生産性の向上に期待されている。
ホワイトカラーのみならず、建築現場などの特定の現場、特定の職種に向けてのRPA製品の開発やサービスも進んでいる。そして、この分野の支援に対する製品開発は進んでおり、ウエアラブルやRPA、AIやボットといった新技術を搭載したものや、以前から利用されている製品に、新たなる機能として労働生産性の向上支援を加えた製品などが登場している。

そして、職場環境の向上を目指して、「従業員の私生活や健康の支援」をするための製品開発も進められている。この分野における製品開発は多岐にわたっていて、従業員のストレス状態を分析する製品から、人事システムとして従業員の健康を管理するものなどもある。

人間の知恵による働き方改革はもちろん重要だが、こういったシステムを用いた方法にも着目すべきだろう。


システム導入による、働き方改革の成功事例

ここでは、システムを導入したことによる成功事例を2つ紹介しよう。

まず1つ目、株式会社第一印刷所が行なった働き方改革は次のようなものだ。
この会社は、印刷や編集、ホームページ制作をする老舗の会社だが、制作物の制作過程で起こる本社と営業所間のコミュニケーションが課題であった。この課題のために残業が生まれてしまうこともあり、ビジネスチャット「 LINE WORKS(ラインワークス)」の導入による解決を図った。
その結果、コミュニケーションによる非効率が解消され、30~40時間の残業時間の削減に成功したのだ。

次に紹介したいのが、老舗の電熱機器メーカー株式会社石崎電機製作所の事例だ。
書類がデーターベース化されておらず、情報の管理がアナログ式の企業もまだまだあるだろう。この会社もその一つだった。この課題のために、欲しい情報がすぐに取り出せないという問題に直面していたのである。
そこで、オンライン上でドキュメント管理をする「Evernote(エバーノート)」を導入し、さらには一人ひとりに丁寧に使用方法を説明した。これにより、会社全体で情報管理方法を変えることに成功したのだ。
その結果、情報がより透明化され、情報共有に関する非効率化を解消することに成功。さらには、ペーパーレスによる経費削減にも繋がったのである。


IT製品は導入時のサポートが成功のカギ

働き方改革において、ITの支援はとても重要になってくることはいうまでもない。それは、企業努力だけではどうにもならない技術面などでの支援をしてくれるのだから。
しかし、それを社内全体に広げるためには、徹底した技術面でのサポートが必要となってくることも容易に想像できる。まずは支援してくれるIT製品を導入することだが、そこからうまく使いこなせるかは社員一人ひとりの腕次第である。
企業側が導入時のサポートに労力を惜しまないことが、後々の働き方改革を成功させるカギとなってくるであろう。
時代のニーズに合わせて、企業も変わっていく努力をしなければならないのだ。


<参考・参照元>
「働き方改革とは」現場のリアルな事例【14選】IT活用で、残業を減らした事例など | SELECK
今どきの働き方改革ツール - (3/3)こんなにあるぞ働き方改革ツール、Web会議からウエアラブルまで:ITpro

あわせて読みたい記事!